Delen van documenten in OneDrive en SharePoint

onedrive-1536x1025

In OneDrive en SharePoint kunt u bestanden delen met mensen binnen en buiten uw organisatie. Met een centrale instelling in Office365 kunt u bepalen met wie er kan worden gedeeld en hoe deze personen met de data om kunnen gaan. Als er in uw OneDrive of SharePoint omgeving persoonlijke of vertrouwelijke informatie is opgeslagen en er wordt gebruikgemaakt van delen. Dan is de standaard instelling voor u waarschijnlijk niet wenselijk. Er zijn vier instellingen mogelijk:

Extern delen OneDrive en SharePoint

De standaard instelling is Iedereen. Dit zorgt ervoor dat bij het delen de externe ontvanger een specifieke link ontvangt. Via deze link kan het bestand direct worden geopend, zonder authenticatie. De externe ontvanger kan de link vervolgens verder verspreiden naar derden, welke het bestand ook zonder authenticatie kunnen openen.

Uitleg van de andere instellingen

Alleen personen in de organisatie. Delen met personen buiten de organisatie is volledig uitgeschakeld.
Bestaande externe gebruikers. Delen met personen buiten de organisatie is toegestaan mits deze voorkomen in de globale adreslijst.

Net als bij Iedereen krijgt de externe ontvanger een link toegestuurd. Bij het openen van deze link zal er een tweede e-mail gestuurd worden met een toegangscode en zonder deze toegangscode kan het bestand niet worden geopend. Deze tweede e-mail zorgt ervoor dat de ontvanger de link wel verder kan verspreiden, maar dat andere ontvangers het bestand niet kunnen openen.
Nieuwe en bestaande externe gebruikers. Is hetzelfde als Bestaande externe gebruikers, maar de externe persoon hoeft niet voor te komen in de adreslijst.

Conclusie

DTX raadt aan om de instelling te wijzigen naar: Nieuwe en bestaande externe gebruikers. Met deze instelling behouden gebruikers de mogelijkheid om bestanden te delen met externe ontvangers, maar wordt voorkomen dat verdere verspreiding eenvoudig mogelijk is.

Nieuwsbrief

Maandelijks op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen in de markt en de diensten van DTX.

Name(Vereist)
Recente artikelen
DTX verzekert de ‘Microsoft Cloud Security Advanced Specialization’

DTX verzekert de ‘Microsoft Cloud Security Advanced Specialization’

Met de ‘Microsoft Advanced Specializations’ ontwikkeld Dutch Technology eXperts zich verder op de Microsoft Security partner status, het resultaat van 25 jaar partnership met Microsoft.
Merry Christmas & Happy new year!

Merry Christmas & Happy new year!

Als eXperts van DTX kijken we terug op een bijzonder mooi jaar en fijne samenwerking. Wij kijken uit naar het voortzetten van de samenwerking in 2024. Feestelijke groet van alle…
Wat betekent de NIS2-richtlijn voor uw organisatie?

Wat betekent de NIS2-richtlijn voor uw organisatie?

Vanwege de toenemende afhankelijkheid van technologie in onze samenleving streeft de Europese Unie naar een Europees cybersecuritybeleid.