Delen van documenten in OneDrive en SharePoint

In OneDrive en SharePoint kunt u bestanden delen met mensen binnen en buiten uw organisatie. Met een centrale instelling in Office365 kunt u bepalen met wie er kan worden gedeeld en hoe deze personen met de data om kunnen gaan. Als er in uw OneDrive of SharePoint omgeving persoonlijke of vertrouwelijke informatie is opgeslagen en er wordt gebruik gemaakt van delen. Dan is de standaard instelling voor u waarschijnlijk niet wenselijk. Er zijn vier instellingen mogelijk: 

Delen

De standaard instelling is Iedereen. Dit zorgt ervoor dat bij het delen de externe ontvanger een specifieke link ontvangt. Via deze link kan het bestand direct worden geopend, zonder authenticatie. De externe ontvanger kan de link vervolgens verder verspreiden naar derden, welke het bestand ook zonder authenticatie kunnen openen. 

Uitleg van de andere instellingen 

Alleen personen in de organisatie. Delen met personen buiten de organisatie is volledig uitgeschakeld.
Bestaande externe gebruikers. Delen met personen buiten de organisatie is toegestaan mits deze voorkomen in de globale adreslijst. 
Net als bij Iedereen krijgt de externe ontvanger een link toegestuurd. Bij het openen van deze link zal er een tweede email gestuurd worden met een toegangscode en zonder deze toegangscode kan het bestand niet worden geopend. Deze tweede email zorgt ervoor dat de ontvanger de link wel verder kan verspreiden maar dat andere ontvangers het bestand niet kunnen openen.
Nieuwe en bestaande externe gebruikers. Is hetzelfde als Bestaande externe gebruikers maar de externe persoon hoeft niet voor te komen in de adreslijst. 

Conclusie 

DTX raadt aan om de instelling te wijzigen naar: Nieuwe en bestaande externe gebruikers. Met deze instelling behouden gebruikers de mogelijkheid om bestanden te delen met externe ontvangers maar wordt voorkomen dat verdere verspreiding eenvoudig mogelijk is.

Auteur:Kai van Dijk

IT Consultant